„Doświadczone zespoły projektowe wiedzą, co mają robić”. Ok – doświadczenie, wiedza, kompetencje, wypraktykowana metodyka – to dobre przedpole i kolejne elementy dające szanse na powodzenie.
Ale czym jest projekt? – przecież to z natury rzeczy przedsięwzięcie unikalne, tworzące niepowtarzalny produkt.
Zatem rutyna i doświadczenie się przydają, są wręcz nieodzowne. Dają one ważną ramę dla działania zespołu projektowego, tworzą ogólny „porządek” w zarządzaniu projektem.
Ale realizacja oraz zmiany, jakimi trzeba będzie w projekcie zarządzać wymagają, by pomiędzy wszystkimi szczeblami i rolami projektu miała miejsce sprawna, nieprzerwana wymiana informacji.
O sposobie organizacji komunikacji decyduje wiele parametrów: wielkość i złożoność realizowanego zagadnienia, liczebność zespołów i innych gremiów/ról biorących udział w przedsięwzięciu.
Im bardziej rozbudowana jest ta struktura, tym staranniej trzeba określić potrzeby i kanały informacyjne. „Ubrać” wymianę informacji w zasady, narzędzia, terminy i odpowiedzialność.
Jednym z takich narzędzi może być macierz RACI, może być inny dowolnie nazwany dokument takie zasady opisujący. Niezwykle ważne jest, by były one sformalizowane i właściwie wdrożone.
Wymianie informacjisłużą zespołowe i projektowe rytuały, takie jak statusy projektu/programu, daily, retrospektywa czy inne spotkania projektowe.
Wszystko po to, by efektywnie monitorować prace w projekcie, zarządzać zmianą, zarządzać ryzykami.
Niezwykle ważne jest to, by efekty i produkty tej komunikacji, rozumiane tu głównie jako uzgodnienia, były spisywane. By uniknąć nieporozumień, niedomówień, nadinterpretacji czy zwykłego zapomnienia. To, co ważne, po prostu powinno być udokumentowane – choćby po to, by te informacje były dostępne dla innych, którzy nie byli obecni przy przekazywaniu takich informacji czy tworzeniu uzgodnień, a są nimi objęci.
W tym miejscu należy wspomnieć także o instytucji kick-off’ projektu. To świetna okazja i miejsce, by zasady komunikacji omówić, jako jeden z ważniejszych elementów rozpoczęcia prac w projekcie. Warto dobrze to spotkanie wykorzystać, to zaprocentuje w przyszłości.
Wreszcie warto docenić tę nieformalną komunikację, bezpośrednią relację osób. Przysłowiowa kuchnia w firmie to często nieocenione źródło informacji 😊
Podsumowując: realizacja projektu wymaga efektywnego użycia kompetencji i doświadczeń, ale musi być wspierana dobrze zaplanowaną a przez to rzetelną informacją.
